I 7 SPRECHI: PRIMI PASSI NELLA METODOLOGIA LEAN

COME RIDURRE I COSTI DI UNA
STRUTTURA VETERINARIA

La Lean, nota anche come metodo Toyota, è una tecnica che prevede l’utilizzo di strumenti specifici per “aggredire” gli sprechi senza diminuire il valore per il cliente. Originata negli anni ‘50 all’interno dell’industria automobilistica giapponese, questa metodologia si basa su principi di efficienza e miglioramento continuo. Il suo obiettivo è ottimizzare i processi operativi attraverso l’eliminazione sistematica degli sprechi, conosciuti come “muda”.

Implementare la metodologia Lean non significa tagliare indiscriminatamente i costi, ma piuttosto identificare ed eliminare le attività che non aggiungono valore al servizio offerto. Questo approccio permette di ridurre i tempi di produzione, migliorare la qualità del servizio e aumentare la produttività, creando così più valore per i clienti utilizzando meno risorse.

Nel corso di questo articolo, esploreremo i primi passi per applicare la metodologia Lean alla gestione della vostra clinica veterinaria.

Analizzeremo innanzitutto il concetto di spreco e di valore secondo la Lean e approfondiremo la classificazione dei sette tipi di spreco, o Muda, fornendo esempi pratici su come individuarli.

Iniziamo quindi questo viaggio verso una gestione più efficiente e sostenibile, scoprendo come la metodologia Lean possa trasformare la nostra clinica veterinaria in un modello di eccellenza operativa.

IL CONCETTO DI SPRECO E DI VALORE

Iniziando a studiare una metodologia per la riduzione dei costi, come la Lean, ci si aspetterebbe che il primo passo consista nella definizione degli sprechi e nella loro eliminazione. In realtà, la Lean adotta un approccio diverso: identifica prima di tutto il valore. Il valore è tutto ciò per cui il cliente è disposto a pagare; tutto ciò che non aggiunge valore dal punto di vista del cliente è considerato uno spreco e deve essere eliminato.

Questo processo, sebbene semplice, è rivoluzionario. Cos’è disposto a pagare il nostro cliente?

Quando effettuo consulenze nelle cliniche veterinarie, chiedo spesso ai colleghi di definire dove risiede il valore della loro clinica. Spesso iniziano parlando di concetti vaghi e personali, come la loro professionalità, il numero di personale impiegato, la bellezza della clinica e le attrezzature tecnologiche acquistate.

Allora domando: il consumatore è disposto a pagare per il tuo concetto astratto di professionalità? Come reagirebbe se gli dicessimo: “Devi pagare un po’ di più perché siamo professionali”? Oppure: “Devi pagare un po’ di più perché hai atteso due ore nella nostra bellissima sala d’attesa?”. È disposto a pagare per un personale impiegato in processi inefficienti? È disposto a pagare per investimenti in macchinari costosi che usiamo poco e per i quali paghiamo un prestito mensile elevato?

Chiaramente, la risposta è no.

Tuttavia, molti colleghi sono ancora intrappolati in questa percezione astratta e spesso confusa di cosa sia il valore.

Quando ho capito che il valore è tutto ciò che un cliente è disposto a pagare, ho iniziato a vedere la mia clinica con gli occhi differenti: quelli dei miei clienti.

Gli sprechi hanno cominciato a emergere chiaramente e ho iniziato a identificare le inefficienze nascoste.

Guardare la propria attività attraverso la lente del cliente permette di vedere chiaramente gli sprechi e focalizzarsi sull’eliminazione di tutto ciò che non aggiunge valore.

Ho cominciato a vedere come ogni attesa del cliente, ogni macchinario non utilizzato, ogni errore procedurale, ogni spostamento immotivato, fossero sprechi.

Ogni tipo di spreco rappresenta un problema per l’efficienza e la redditività della nostra azienda; tuttavia, nella metodologia Lean, i problemi non sono mai visti con eccezione negativa, ma piuttosto come opportunità per migliorare. Il ruolo del manager diventa quindi quello di cercare costantemente problemi o, meglio, opportunità di miglioramento.

Con questa nuova consapevolezza, è di grande importanza capire quali siano i 7 sprechi (o muda),  affinché conoscendoli possa essere più facile individuarli nelle attività cliniche giornaliere; come sappiamo bene in medicina, “si diagnostica solo quello che si conosce”.

I 7 MUDA (SPRECHI) NELLE CLINICHE VETERINARIE

SPRECHI LEGATI A UNA SOVRAPPRODUZIONE

Eccesso di personale in determinati periodi, come specifiche ore del giorno, della settimana o in alcuni mesi dell’anno.

Preparazione di un’eccessiva quantità di materiali per interventi chirurgici che non vengono poi eseguiti e causano sprechi di tempo e risorse.

Variabilità del carico di lavoro, per esempio un eccesso di visite e appuntamenti in un giorno specifico, che causa errori, stress e un abbassamento della qualità del servizio per il cliente.

SPRECHI LEGATI ALLE ATTESE

I tempi morti tra un’attività e l’altra rappresentano un enorme spreco. Per esempio, il personale che aspetta che le attrezzature siano disponibili o che gli animali siano pronti per i trattamenti, come il chirurgo che attende un anestesista impegnato in altri compiti.

I clienti che attendono a lungo in sala d’attesa a causa di una gestione inefficiente degli appuntamenti o di ritardi accumulati durante la giornata.

SPRECHI LEGATI AI TRASPORTI

Movimenti inutili di materiali o informazioni all’interno della clinica. Per esempio, spostare ripetutamente gli animali o le attrezzature da una stanza all’altra senza una logica organizzativa. Questo non solo aumenta i tempi operativi, ma può anche causare stress per il personale, i clienti e gli animali. Un altro esempio è la continua ricerca di informazioni che non sono immediatamente disponibili prima di procedere con una qualsiasi terapia.

PROCESSI INUTILI

Attuare protocolli ridondanti ed eccessivamente prolissi come la duplicazione di documenti o l’eccesso di modulistica.
Effettuare un eccesso di controlli medici post-terapia, un eccesso di fasciature o medicazioni, eseguire esami diagnostici non necessari per un eccesso di zelo. Tutti questi rappresentano processi inutili che consumano tempo e risorse senza aggiungere valore al servizio offerto.

SCORTE ECCESSIVE

Conservare troppe scorte di farmaci e consumabili nei magazzini può immobilizzare capitale e spazio prezioso.
Avere un magazzino pieno di prodotti acquistati senza una logica precisa e che non vengono utilizzati rapidamente è un chiaro esempio di questo spreco. Le scorte eccessive aumentano il rischio di deterioramento e obsolescenza dei prodotti, generando ulteriori perdite finanziarie.

MOVIMENTI INUTILI

Spostamenti non necessari del personale all’interno della struttura, per arrivare a poter effettuare un servizio usato frequentemente ma collocato in un luogo periferico.

Veterinari e tecnici che devono camminare avanti e indietro per cercare strumenti, farmaci o documenti perché non sono organizzati in modo efficiente o perché non si trovano al loro posto.

Mancanza di ergonomia nei posti di lavoro, che costringe il personale a movimenti superflui.

DIFETTI

Errori che richiedono correzioni e che spesso derivano da processi inadeguati. Un esempio tipico è una diagnosi errata che porta a trattamenti sbagliati e richiede ulteriori visite e terapie correttive.

 Errori nella gestione delle informazioni dei pazienti, come cartelle cliniche incomplete o errate, possono causare ritardi e costi aggiuntivi.

Qualsiasi dimenticanza o incertezza che determini sfiducia da parte del cliente e che richieda un grande sforzo per recuperare la situazione e la fiducia.

UN CAMBIAMENTO REALMENTE IMPATTANTE

Riconoscere e affrontare questi sette tipi di sprechi nelle attività quotidiane della clinica veterinaria, non solo migliora la redditività, ma crea anche un ambiente di lavoro più efficiente e gratificante per il personale, capace così di migliorare l’esperienza dei clienti e dei loro animali.

Implementare la metodologia Lean richiede un impegno costante nell’osservazione e nell’ottimizzazione dei processi, ma i benefici a lungo termine sono enormi.

Iniziare a vedere la nostra clinica con occhi nuovi, focalizzandoci su ciò che aggiunge realmente valore per il cliente, significa attuare un cambiamento culturale all’interno della struttura, dove tutti i membri del team diventano partecipi nella ricerca continua di miglioramenti; significa scegliere un percorso di eccellenza, dove ogni dettaglio conta e ogni spreco è un’opportunità di miglioramento.

Abbracciare il cambiamento oggi significa garantire il successo di domani.

Dott. Paolo Peppucci (Consulente e Formatore Settore Veterinario)